Inbox & Human Handover

Inbox menggabungkan percakapan WhatsApp yang berhasil tersimpan per lead. Tim dapat membaca pesan, membuka detail lead, memfilter berdasarkan session atau handler, dan mengelola perpindahan penanganan antara AI dan manusia. Panel Detail kontak menampilkan waktu balas, sumber iklan, tahap lead, event yang sudah terkirim ke platform iklan, dan riwayat telepon pada nomor Scan QR, serta menyediakan catatan internal tim.

• Pilih chat untuk membuka riwayat pesan yang tersimpan, jenis pesan, waktu, serta penanda apakah balasan dibuat AI, disetujui admin, atau dikirim langsung oleh admin.
• Klik ikon titik tiga (Detail kontak) di kanan atas percakapan untuk membuka panel berisi nama dan nomor kontak, WhatsApp session yang dipakai, dan keterangan bila percakapan sedang ditangani AI Agent. Isi panel dijelaskan di bagian Panel Detail kontak.
• Pada percakapan lead, tahap dapat diubah langsung di panel itu. Tombol Lihat lead tetap membuka lead tersebut di halaman Leads untuk detail lengkapnya.
• Foto, video, stiker, pesan suara, dan dokumen tampil sebagai medianya di dalam percakapan. Cara membukanya ada di bagian Media di chat.
• Telepon suara dan panggilan video di nomor Scan QR tampil sebagai satu baris di dalam percakapan, lengkap dengan hasilnya dan lama bicaranya, dan ringkasannya juga ada di blok Telepon pada panel Detail kontak. Penjelasannya ada di bagian Telepon di chat.

Foto, video, stiker, pesan suara, dan dokumen yang diterima atau dikirim setelah fitur media aktif tampil sebagai medianya di percakapan, dari customer maupun dari tim. Dalekta mengambil filenya di latar belakang setelah pesan masuk, jadi bubble bisa menampilkan Memuat media… sebentar sebelum medianya muncul.

• Setiap file disimpan 90 hari untuk semua paket, dihitung dari tanggal pesannya, lalu dihapus otomatis. Setelah itu bubble menulis Media sudah dihapus (lebih dari 90 hari). Teks dan keterangan pesan mengikuti masa simpan riwayat chat paket Anda.
• Media dari sebelum fitur media aktif tidak ikut disimpan dan tetap tampil sebagai label jenis media. Begitu juga pesan yang baru sampai ke Dalekta lebih dari 24 jam setelah dikirim, foto atau video sekali lihat, serta kontak dan lokasi.
• File di atas 100 MB tidak disimpan. Bubble menulis File terlalu besar untuk disimpan. Buka di WhatsApp.
• Jenis file di luar PDF, Word, Excel, PowerPoint, dan teks, misalnya arsip atau aplikasi, tidak disimpan. Bubble menulis Jenis file ini tidak disimpan. Buka di WhatsApp.
• Bila WhatsApp menjawab bahwa filenya sudah tidak ada, bubble langsung menulis Media tidak bisa diambil dari WhatsApp. Bila pengambilan gagal sementara, Dalekta mencoba lagi secara berkala hingga 24 jam, lalu menulis hal yang sama.
• Tampilan media berlaku untuk session Scan QR dan session Official (Coexistence, masih Beta). Pada session Official, foto, PDF, dan pesan suara dari customer sudah teruji tersimpan dan tampil. Video, stiker, dokumen selain PDF, dan media yang Anda kirim dari aplikasi WhatsApp Business belum diuji di jalur itu.

Telepon suara dan panggilan video antara customer dan nomor WhatsApp Anda tampil sebagai satu baris di dalam percakapan, pada waktu panggilan dimulai, baik customer yang menelepon maupun tim. Barisnya meniru yang tampil di aplikasi WhatsApp di ponsel: judul, hasil panggilan, dan lama bicara.

• Berlaku untuk session Scan QR. Session Official (Coexistence) dan WhatsApp Cloud belum tercakup, jadi panggilan di sana tidak tampil di Inbox, dan blok Telepon di panel Detail kontak pada chat session itu menulis bahwa telepon dicatat untuk session Scan QR.
• Hanya panggilan sejak fitur ini aktif yang tercatat. Panggilan dari sebelum itu dan panggilan grup tidak tampil.
• Dalekta hanya mencatat bahwa panggilan terjadi, kapan, ke arah mana, bagaimana hasilnya, dan berapa lama. Isi pembicaraan tidak direkam atau dibaca.
• Barisnya tampil di percakapan lead maupun non-lead, dan teksnya ikut dicari oleh Cari di chat: kata telepon menemukan baris telepon suara dan kata panggilan menemukan baris panggilan video. Pratinjau percakapan di daftar juga menulis ringkasannya, misalnya Telepon suara keluar · 2 mnt 13 dtk.
• Baris telepon bukan pesan: tidak memicu Rules, balasan AI Agent, atau webhook, tidak dihitung sebagai pesan customer di waktu balas, dan tidak mengubah tahap lead.
• Panel Detail kontak (ikon titik tiga di kanan atas percakapan) punya blok Telepon di bagian paling bawah tab Detail: jumlah panggilan chat itu, berapa yang tersambung, total lama bicara, dan sampai 20 panggilan terbaru dengan jenis, hasil, dan waktunya. Klik sebuah baris untuk menuju baris panggilannya di percakapan bila sudah termuat. Blok ini tampil bagi anggota yang boleh melihat data lead.
• Panggilan yang tanda berakhirnya tidak pernah sampai ke Dalekta, misalnya karena ponsel sedang offline, tidak ditulis ulang: setelah berdering lebih dari tiga menit panggilan itu ditampilkan sebagai Tidak terjawab (atau Tidak dijawab bila nomor Anda yang menelepon). Pratinjau di daftar percakapan masih bisa menulis Berdering… sampai ada kabar berikutnya dari panggilan itu.

Ikon kaca pembesar di bagian atas percakapan, tepat di kiri tombol penanganan, mencari kata di seluruh riwayat percakapan itu, bukan hanya pesan yang sedang terbuka di layar. Tombol ini ada di komputer dan di ponsel.

1. Klik ikon Cari di chat, lalu ketik kata yang dicari, antara 2 dan 100 huruf. Pencarian berjalan sesaat setelah Anda berhenti mengetik.
2. Dalekta menulis jumlah hasil, misalnya 1 dari 12, lalu membuka pesan yang terbaru, menggulirnya ke tengah layar, dan menandai kata yang cocok. Bila pesannya masih di riwayat yang lebih lama, Dalekta memuat riwayat itu lebih dulu.
3. Klik Hasil sebelumnya (atau tekan Enter) untuk ke hasil yang lebih lama, dan Hasil berikutnya (atau tekan Shift+Enter) untuk kembali ke yang lebih baru.
4. Tutup dengan tombol Tutup pencarian atau tombol Esc. Tanda pada kata hilang saat pencarian ditutup atau Anda pindah ke percakapan lain.

• Yang dicari adalah teks pesan dan keterangan foto, video, atau dokumen. Dokumen yang dikirim tanpa keterangan dicari lewat nama filenya, tetapi nama file di kartu dokumen tidak diberi tanda. Isi file, misalnya tulisan di dalam foto atau PDF, tidak dicari. Pesan yang hanya berupa label jenis media, seperti Foto atau Dokumen, tidak dihitung sebagai hasil, dan catatan internal tidak ikut dicari.
• Huruf besar dan kecil dianggap sama.
• Bila lebih dari 200 pesan cocok, Dalekta menampilkan 200 yang terbaru dan menulis jumlahnya dengan tanda +. Jumlah dihitung sampai 1.000. Persempit kata yang dicari bila hasilnya terlalu banyak.
• Pencarian hanya menjangkau riwayat yang masih tersimpan sesuai paket Anda. Bila hasil berada terlalu jauh di riwayat, kolom pencarian menulis Hasil terlalu jauh di riwayat.
• Siapa pun yang boleh membaca percakapan itu boleh mencarinya, dengan batas akses yang sama dengan membaca. Dalekta tidak menyimpan kata yang Anda cari sebagai riwayat pencarian.

Panel Detail kontak merangkum keadaan satu percakapan tanpa perlu berpindah halaman: sudah berapa lama customer menunggu, dari iklan mana chat itu datang, sudah sampai tahap mana, dan apakah hasilnya sudah dikirim ke platform iklan.

Panel hanya menampilkan platform dan nama campaign. Parameter UTM, click ID, dan data pengunjung tetap dibaca di detail lead pada halaman Leads.

• Buka tab Catatan di panel Detail kontak. Angka di samping nama tab adalah jumlah catatan pada percakapan itu.
• Owner, admin, dan sales dapat menambah catatan hingga 2.000 karakter. Viewer hanya dapat membaca.
• Catatan tersedia untuk percakapan lead maupun non-lead dan tampil dari yang terbaru, lengkap dengan nama penulis dan waktunya.
• Catatan yang sudah ditambahkan tidak dapat diubah atau dihapus dari tampilan.
• Catatan mengikuti percakapannya: jika workspace atau session WhatsApp itu dihapus permanen, catatannya ikut terhapus.

1. Buka percakapan yang ingin ditangani langsung oleh tim.
2. Di kanan atas percakapan, klik tombol penanganan yang bertuliskan AI Agent. Menu Siapa yang membalas chat ini? menampilkan dua pilihan, AI Agent dan nama session WhatsApp, dengan tanda centang pada pilihan yang sedang berlaku.
3. Pilih nama session WhatsApp untuk mengambil alih. Tombol penanganan berganti menjadi nama session tersebut.
4. Balas customer lewat kolom balasan di bawah percakapan (hanya teks) atau dari aplikasi WhatsApp pada nomor/session tersebut. Di komputer, Enter mengirim pesan dan Shift+Enter menambah baris; tombol kirim muncul di dalam kolom setelah ada teks.
5. Setelah kasus selesai dan AI boleh melanjutkan, klik tombol penanganan lagi lalu pilih AI Agent.

Tombol penanganan hanya muncul pada percakapan yang tercatat di AI Agent. Selama percakapan masih ditangani AI, tombol ini hanya tampil jika session-nya ditugaskan ke agent aktif dengan auto-reply menyala; percakapan yang sudah diambil alih tetap menampilkannya. Di kolom percakapan yang sempit atau di ponsel, tombol ini hanya menampilkan ikon. Anggota tanpa izin edit lead melihat labelnya saja, tanpa menu.

• Owner, admin, sales, dan viewer dapat membaca Inbox sesuai akses workspace; perubahan handler memerlukan izin edit lead. Mengubah tahap lead dan menambah catatan internal memerlukan izin yang sama (owner, admin, atau sales).
• Gunakan akses minimal karena chat dan media di dalamnya dapat memuat identitas, kebutuhan, foto, dokumen, dan konteks customer.
• Jangan menyalin chat ke layanan lain tanpa kebutuhan, dasar pemrosesan, dan pengamanan yang sesuai.
• Cabut akses anggota yang tidak lagi menangani workspace melalui Pengaturan → Team.