01Lead yang terlacak: satu kontak, satu catatan
Kontak yang chat dari iklan biasanya berakhir sebagai satu baris di daftar chat WhatsApp, tanpa asal iklan dan tanpa riwayat. Lead yang terlacak berbeda. Setiap kontak punya satu catatan yang dibuat sejak klik pertama dan diperbarui terus sampai closing. Catatan itu menjawab empat pertanyaan yang sering tidak terjawab: chat ini datang dari campaign mana, siapa yang menanganinya, sudah sampai tahap apa, dan berapa nilainya.
Di Dalekta, catatan lead dimulai bahkan sebelum ada chat. Visitor yang membuka landing page tercatat sebagai Visit LP, menjadi Click CTA saat menekan tombol rotator, dan menjadi Masuk WA saat pesan pertamanya masuk. Chat dari iklan Click to WhatsApp (CTWA) yang membawa metadata iklan langsung dibuat sebagai Masuk WA. Keenam tahap dijelaskan di tracking konversi WhatsApp, dan alur besarnya dari klik sampai revenue ada di panduan tracking closing WhatsApp dari iklan. Artikel ini membahas satu unit saja: isi catatan lead dan cara tim mengelolanya.
Catatan lead hanya terisi lengkap kalau tiga hal terpasang: URL Parameters di iklan, tracking script di landing page, dan tombol WhatsApp yang memakai link rotator. Lead dari iklan CTWA tidak melewati landing page, jadi asal iklannya datang dari metadata yang ikut pesan, bukan dari parameter URL.
02Isi catatan lead dan kenapa tiap field penting
Buka detail satu lead di halaman Leads dan Anda akan menemukan kelompok data di tabel berikut. Kolom ketiga menjelaskan gunanya. Kolom terakhir memperlihatkan apa yang biasanya terjadi kalau data itu kosong, sehingga tabel ini juga bisa dipakai sebagai daftar periksa.
| Data di lead | Isinya | Kenapa perlu | Kalau kosong |
|---|---|---|---|
| Kode lead | D-7K2QM untuk lead dari landing page dan rotator, dan CTWA-XXXXX untuk chat dari iklan Click to WhatsApp. | Mencocokkan chat dengan report, dan menemukan satu lead saat sales atau tim teknis perlu memeriksanya. | Selalu ada. Awalan kode menunjukkan lewat jalur mana lead masuk. |
| Campaign, ad set, dan iklan | Nama dari utm_campaign, utm_term, utm_content, atau ID dari campaign_id, adset_id, ad_id. | Dasar untuk menilai iklan dari closing, bukan dari jumlah chat. | Parameter belum dipasang di level iklan, atau terbuang oleh redirect. Lihat UTM tracking WhatsApp. |
| Sumber dan rotator | Platform sumber, misalnya Meta atau Google, dan nama rotator yang diklik. | Memisahkan traffic berbayar dari kontak organik, dan membandingkan tombol atau halaman. | Lead tampil sebagai organik bila tidak ada parameter iklan maupun click ID. |
| Click ID | fbclid untuk Meta atau gclid untuk Google. Lead CTWA menyimpan ctwa_clid, ID iklan sumber, judul, dan isi iklan. | Menghubungkan lead ke klik iklan asalnya. fbclid juga dipakai membentuk parameter fbc saat event dikirim ke Meta. | Lead tetap masuk, tetapi campaign lebih sulit dibaca. Detail ctwa_clid ada di artikel ctwa_clid. |
| Landing page dan referrer | URL halaman yang dibuka saat kunjungan tercatat, dan halaman perujuknya. | Membandingkan beberapa landing page atau tombol untuk campaign yang sama. | Biasanya kosong untuk lead CTWA karena chat itu tidak melewati landing page. |
| Session WhatsApp dan sales | Nomor WhatsApp yang menerima chat, dan nomor sales yang ditugaskan. | Audit follow up per nomor, dan memastikan pembagian lead berjalan. | Lead yang belum chat tertulis Belum ada chat. Sessionnya baru terisi setelah pesan masuk. |
| Status dan waktu tiap tahap | Visit LP, Click CTA, Masuk WA, MQL, Prospek, dan Closing, dengan waktu yang tercatat. | Menunjukkan di tahap mana lead berhenti. | Status diam di Masuk WA bila sales tidak memperbarui dan Rules tidak cocok. |
| Nilai closing | Nominal transaksi, mata uang (default IDR), dan tanggal closing. | Dasar revenue di report dan value untuk event Purchase. | Kosong sampai status Closing. Closing manual mewajibkan nominal lebih dari 0. |
| Lokasi, perangkat, dan browser | Lokasi perkiraan dari IP saat kunjungan, jenis perangkat, dan browser. | Membaca sebaran wilayah di Lokasi Leads. | Kosong atau Unknown bila lokasi tidak terbaca, dan tidak tersedia untuk lead yang tidak melewati landing page. |
03Bagaimana lead dibagi ke sales lewat rotator
Sales penerima dipilih saat visitor menekan tombol rotator, jadi sebelum customer mengirim pesan apa pun. Pilihan itu langsung tersimpan di lead. Di rotator Anda memilih session WhatsApp penerima, lalu memberi bobot dalam persen. Setiap bobot harus lebih dari 0% dan totalnya tepat 100%.
Bobot yang sama membuat klik bergiliran satu per satu. Bobot yang berbeda membuat Dalekta memilih nomor yang jatahnya paling tertinggal dibanding bobotnya, dengan melihat pembagian klik rotator itu selama 30 hari terakhir. Rotator juga mengutamakan nomor berstatus Terhubung. Nomor yang terdaftar tetapi terputus baru dipakai kalau tidak ada satu pun nomor yang terhubung. Panduan setelannya ada di dokumentasi WhatsApp Rotator.
Contoh ilustrasi, bukan data nyata. Tiga nomor diberi bobot 50, 30, dan 20. Dari 100 klik, sekitar 50, 30, dan 20 klik diarahkan ke masing-masing nomor. Yang dibagi adalah klik, bukan chat. Kalau sebagian pengunjung menekan tombol tetapi tidak mengirim pesan, nomor berbobot 50 bisa saja hanya menerima 35 chat, sementara nomor berbobot 20 menerima 18. Karena itu ukur beban follow up dari jumlah lead Masuk WA per nomor di halaman Leads, bukan dari bobot di rotator.
| Situasi | Sales yang tercatat di lead |
|---|---|
| Visitor lewat rotator, chat masuk ke nomor yang dipilih rotator | Nomor pilihan rotator, tersimpan sejak Click CTA. |
| Customer mengirim pesan ke nomor lain dari yang dipilih rotator | Nomor yang benar-benar menerima chat. |
| Chat dari iklan Click to WhatsApp | Session yang menerima chat, yaitu nomor tujuan iklan. |
| Kontak yang sama chat lagi ke nomor yang sama setelah percakapan berjalan | Tetap sales dan campaign dari chat pertama. |
04Cara sales memperbarui status lead
Status lead naik lewat dua jalur. Sebagian tahap dinaikkan otomatis oleh Rules, jadi status bisa sudah berubah sebelum sales menyentuh lead. Sisanya diubah manual oleh sales, dengan langkah berikut.
- Buka halaman Leads, lalu cari lead dari kode di chat, nama, atau nomor telepon.
- Buka detail lead dan periksa campaign serta sales sebelum menilai kualitasnya.
- Ubah status lewat dropdown di baris lead atau di panel detail. Menekan tahap di Riwayat aktivitas juga bisa.
- Untuk Closing, isi nominal lebih dari 0 di kotak yang muncul, lalu simpan. Dalekta menyimpan status, nilai, dan tanggal closing.
- Cek bahwa status dan nilai di daftar sudah berubah sesuai yang Anda maksud.
Data lead hanya sekuat disiplin timnya. Empat kesepakatan berikut mencegah sebagian besar masalah:
- Sepakati arti MQL, Prospek, dan Closing di tim sebelum campaign berjalan, dan tulis di tempat yang mudah dibuka sales.
- Ubah status pada hari yang sama dengan kejadiannya, bukan dikumpulkan di akhir minggu.
- Isi nominal hanya saat transaksi benar-benar terjadi. Nilai yang masih estimasi lebih baik menunggu konfirmasi.
- Tunjuk satu orang yang memeriksa kualitas data tiap minggu, seperti di bagian audit di bawah.
05Memfilter dan mengekspor lead
Daftar Leads menampilkan 25 lead per halaman dengan rentang default 7 hari terakhir. Search, chip status, dan filter berlaku ke seluruh lead di rentang aktif, bukan hanya baris yang sedang tampil. Tabel ini memetakan pertanyaan yang umum ke kontrol yang dipakai:
| Yang ingin Anda ketahui | Cara di halaman Leads |
|---|---|
| Lead satu campaign yang sedang di tahap Prospek | Buka panel Filter, pilih Campaign, lalu klik chip Prospek. Campaign dibaca dari utm_campaign atau campaign_id. Chip hanya menampilkan lead yang statusnya saat ini Prospek, jadi lead yang sudah Closing ada di chip Closing. |
| Beban dan respons satu nomor sales | Buka panel Filter, lalu pilih Sales. Nama sales mengikuti nama session WhatsApp. |
| Satu lead dari chat tertentu | Cari kodenya, misalnya D-7K2QM atau [D-7K2QM]. Lead ditemukan walau masih di tahap Visit LP atau Click CTA. |
| Kontak berdasarkan nomor telepon | Ketik nomornya di kolom search. |
| Traffic yang belum menjadi chat | Matikan Sembunyikan Visit LP dan Sembunyikan Klik CTA di panel Filter. Keduanya aktif secara default. |
| Periode lain | Ubah rentang tanggal. Data lama tetap mengikuti retensi paket. |
Tombol Ekspor mengunduh file .xlsx sesuai rentang tanggal dan filter yang aktif, maksimal 50.000 lead per file. Kalau hasilnya melebihi batas itu, persempit rentang tanggal atau tambahkan filter. Isinya satu baris per lead dengan kolom berikut:
| Kolom | Isi |
|---|---|
| Source | Platform sumber, atau Shortlink untuk klik rotator tanpa sinyal iklan. |
| First Visit, Lead Time | Waktu kunjungan landing page pertama, dan waktu lead mulai chat. |
| Phone | Nomor kontak berformat 62. Tertulis - bila tidak terbaca sebagai nomor Indonesia. |
| CS, CS Name | Nomor dan nama sales penerima. |
| Divisi | Nama rotator yang diklik. |
| MQL, Prospek, Purchase | Waktu tahap dicapai. Untuk MQL dan Prospek nilainya perkiraan. |
| Purchase Value | Nilai closing. |
| Campaign Name, Adset Name, Adcopy Name | Diambil dari parameter UTM atau ID, atau nama yang tersimpan di lead. |
| Id | Kode lead. |
Ekspor tidak memuat click ID seperti fbclid, gclid, dan ctwa_clid, maupun URL landing page. Untuk audit sedalam itu, buka detail lead di dashboard. Di spreadsheet, cara cepat membaca hasil per campaign adalah menyaring baris yang Purchase Value-nya terisi, lalu membuat pivot Campaign Name dengan jumlah baris dan jumlah Purchase Value. Dalekta tidak menghitung biaya iklan per campaign. Ambil biayanya dari Ads Manager, lalu bandingkan dengan hasil ini lewat cara ukur ROAS iklan WhatsApp.
Data lead yang bisa dibuka dan diekspor mengikuti retensi paket: 90 hari di Signal Lite, 180 hari di Signal Pro, dan 360 hari di Signal Max. Jika Anda perlu riwayat lebih panjang untuk pembukuan sendiri, ekspor secara berkala dan simpan di tempat yang aksesnya Anda kontrol. Untuk mengirim lead ke CRM atau spreadsheet secara otomatis, paket Signal Pro dan Signal Max punya Webhooks dengan event lead.created, lead.status_changed, dan lead.closed, serta Agent API yang read-only.
06Siapa boleh melihat, mengubah, dan mengekspor lead
| Role | Melihat lead | Ubah status dan nominal | Ekspor | Catatan |
|---|---|---|---|---|
| Owner | Ya | Ya | Ya | Pemilik workspace. |
| Admin | Ya | Ya | Ya | Juga mengelola setup dan integrasi. |
| Sales | Ya | Ya | Ya | Tidak mengubah setup workspace atau billing. |
| Viewer | Ya | Tidak | Ya | Hanya membuka Dashboard, Leads, dan Inbox. Halaman Leads menampilkan badge Hanya lihat dan dropdown status nonaktif. |
Pembatasan ini dijaga di server. Permintaan ubah status dari role selain Owner, Admin, dan Sales ditolak walaupun tombolnya dipanggil langsung, jadi menyembunyikan tombol bukan satu-satunya pengaman. Member masuk memakai email Google yang diundang, dan jumlah member mengikuti batas seat paket. Cara mengundang dan memilih role ada di Team dan Permission.
07Audit mingguan: tanda catatan lead tidak sehat
Masalah pada catatan lead jarang terlihat dari satu lead. Polanya baru muncul saat Anda melihat banyak lead sekaligus. Tabel ini memasangkan gejala umum dengan penyebab yang paling sering dan hal yang perlu dicek:
| Gejala | Kemungkinan penyebab | Yang dicek |
|---|---|---|
| Chat masuk lebih banyak daripada lead di dashboard | Pesan awal tidak membawa kode tracking D- dan chat bukan dari iklan Click to WhatsApp. Chat seperti itu hanya tersimpan sebagai pesan dan tidak dibuatkan lead, jadi campaign-nya tidak terlacak. | Bandingkan jumlah chat baru di aplikasi WhatsApp dengan jumlah lead di halaman Leads. Pastikan semua tombol WhatsApp campaign memakai link rotator dan pesan awalnya tetap membawa kode [D-...]. |
Kode D- ada, campaign kosong | Parameter iklan tidak sampai ke landing page, atau terbuang saat redirect. | Buka URL iklan sebenarnya dan lihat query string di halaman akhir. Lihat UTM tracking WhatsApp. |
| Lead menumpuk di Masuk WA | Sales belum memperbarui status, atau kalimat Rules tidak cocok dengan cara CS menulis. | Cek kesepakatan status di tim, dan uji kalimat di Rules. |
| Satu nomor menerima jauh di atas bobotnya | Banyak chat masuk langsung ke nomor itu, atau nomor lain sedang terputus saat klik terjadi. | Filter per Sales dan cek status session tiap nomor di WhatsApp Session. |
| Nilai closing terlihat salah, misalnya 500 padahal 500.000 | Nominal dibaca dari pesan CS lewat Rules dan terpotong, misalnya penulisan 500rb terbaca 500. Bisa juga salah ketik saat closing manual. | Minta CS menulis nominal utuh seperti Rp 500.000, cek format nominal di Rules, lalu bandingkan dengan catatan penjualan Anda. |
| Lead CTWA tanpa judul atau ID iklan | Metadata iklan tidak ikut terkirim bersama pesan. Tidak semua chat membawanya. | Cek tabel ketersediaan metadata di artikel ctwa_clid, lalu ulangi chat uji dari penempatan iklan yang berbeda. |
Rutinitas mingguan yang cukup ringkas:
- Atur rentang ke 7 hari terakhir dan lihat sebaran lead di chip status. Chip menghitung status lead saat ini, bukan tahap yang pernah dilewati, jadi lead yang sudah Closing tidak lagi masuk chip Masuk WA. Untuk rasio antar tahap, baca Campaign Report yang kolomnya kumulatif, seperti di dokumentasi Dashboard dan Report.
- Ekspor lead 7 hari terakhir, lalu di spreadsheet hitung baris
D-yang kolom Campaign Name-nya kosong dan bandingkan porsinya dengan total lead. Bandingkan juga jumlah lead yang sudah chat dengan jumlah chat baru di aplikasi WhatsApp. Selisih besar berarti banyak chat masuk tanpa kode tracking. - Filter per Sales dan bandingkan jumlah lead tiap nomor dengan bobot di rotator.
- Buka beberapa lead Closing dan cocokkan nilainya dengan catatan penjualan.
- Bawa temuan ke keputusan campaign. Jika chat banyak tetapi closing sedikit, lanjutkan dengan diagnosis iklan banyak chat tapi tidak closing.
08Bacaan lanjutan
09Pertanyaan umum
Apa itu tracking lead WhatsApp?
Tracking lead WhatsApp adalah pencatatan setiap kontak yang datang dari iklan ke WhatsApp sebagai satu catatan lead. Catatan itu memuat asal campaign, ad set, dan iklan, kode lead, click ID, sales penerima, status follow up, dan nilai closing, sehingga iklan bisa dinilai dari hasil penjualan, bukan dari jumlah chat.
Data apa saja yang tersimpan di lead WhatsApp dari iklan?
Di Dalekta, lead menyimpan kode lead, campaign, ad set, iklan, sumber, rotator, click ID seperti fbclid atau gclid, landing page, session WhatsApp, sales penerima, status beserta waktunya, nilai dan tanggal closing, serta lokasi perkiraan, perangkat, dan browser. Lead CTWA juga menyimpan ctwa_clid dan detail iklan sumber jika metadatanya ikut terkirim.
Bagaimana cara tahu lead WhatsApp datang dari iklan mana?
Pasang URL Parameters di iklan, pasang tracking script di landing page, dan arahkan tombol WhatsApp ke link rotator. Rotator menambahkan kode lead ke pesan pertama, lalu Dalekta memasangkan chat yang masuk ke klik asalnya. Hasilnya, campaign, ad set, dan iklan tampil di detail lead. Iklan Click to WhatsApp memakai metadata yang ikut pesan.
Bagaimana cara membagi lead WhatsApp ke beberapa sales?
Buat rotator, pilih beberapa session WhatsApp sebagai penerima, lalu beri bobot dalam persen dengan total tepat 100. Bobot yang sama membuat klik bergiliran, bobot berbeda membagi klik sesuai proporsinya. Sales penerima tersimpan di lead dan bisa difilter di halaman Leads untuk mengaudit follow up.
Bisakah lead WhatsApp diekspor ke Excel?
Bisa. Tombol Ekspor di halaman Leads mengunduh file xlsx sesuai rentang tanggal dan filter yang aktif, maksimal 50.000 lead per file. Isinya sumber, waktu, nomor kontak, sales, waktu tiap tahap, nilai closing, campaign, ad set, dan kode lead. Jika lebih dari batas itu, persempit rentang tanggalnya.
Siapa yang boleh mengubah status lead?
Owner, Admin, dan Sales bisa mengubah status dan mengisi nominal closing. Viewer hanya bisa melihat dan mengekspor lead, dengan badge Hanya lihat dan dropdown status yang nonaktif. Pembatasan ini dicek di server, sehingga permintaan ubah status dari Viewer ditolak walaupun tombolnya dipanggil langsung.
