Tracking Iklan WhatsApp Agency: Pisahkan Klien, Atur Akses, dan Laporkan Closing

01Apa yang berubah saat satu agency mengelola banyak klien

Satu bisnis dengan satu landing page bisa dilacak dengan satu setup. Begitu agency menjalankan iklan ke WhatsApp untuk beberapa klien sekaligus, tiga masalah muncul bersamaan: data klien saling tercampur, akses staf dan klien tidak terkontrol, dan laporan berhenti di jumlah chat karena hanya itu yang terlihat dari Ads Manager.

Closing terjadi di WhatsApp milik tim sales klien, jadi Ads Manager tidak melihatnya kecuali sinyalnya dikirim balik. Kalau laporan Anda hanya berisi chat dan biaya per chat, klien menilai kerja Anda dari angka yang belum tentu berujung pembayaran. Dasar tracking-nya dibahas di panduan tracking closing WhatsApp dari iklan. Artikel ini membahas bagian yang khusus untuk agency.

• Pemisahan data: tiap klien punya landing page, nomor sales, rotator, Rules, dan koneksi Pixel sendiri.
• Pembagian akses: staf agency mengelola setup, tim sales klien memperbarui status lead, pemilik klien hanya membaca.
• Bentuk laporan: closing dan revenue per campaign, bukan jumlah chat.

02Satu workspace per klien, dan batas paket yang perlu dihitung

Dalekta memisahkan data lewat workspace, yaitu wadah untuk satu bisnis, brand, atau cabang. Isinya domain dan landing page, session WhatsApp, rotator, leads, Rules, report, dan integrasi platform ads. Pixel ID, Access Token, dan Event Mapping Meta juga tersimpan di tingkat workspace. Untuk agency aturannya sederhana: satu klien atau satu brand klien, satu workspace. Tips penamaan ada di dokumentasi Workspace.

Workspace bisa dibuat tanpa batas di semua paket, dan hanya pemilik akun (owner) yang bisa menambahnya. Yang dibatasi paket adalah kapasitas di dalamnya:

Angka nomor WhatsApp, link rotator, custom domain, lead per hari, dan anggota tim dihitung untuk seluruh workspace milik satu akun, bukan per workspace. Menambah workspace tidak menambah kapasitas. Sebagai ilustrasi, ini pembagian rata di Signal Max dengan lima klien:

Jumlah klien tidak dibatasi jumlah workspace, tetapi oleh kapasitas paket: tiap klien butuh minimal satu nomor WhatsApp dan satu link rotator, dan semuanya berbagi jatah lead harian. Jika kapasitas Signal Max tidak cukup, hubungi tim Dalekta lebih dulu. Paket di atasnya (Enterprise Custom) hanya ada by request dan tidak tercantum di daftar paket publik, jadi jangan menjanjikan kapasitas ke klien baru sebelum ada konfirmasi.

03Role untuk staf agency, tim sales klien, dan pemilik klien

Akses diberikan per workspace lewat undangan email Google, dan aksesnya mengikuti paket milik owner. Klien tidak perlu berlangganan sendiri. Empat role yang ada, dan cara memakainya untuk agency:

Ada alasan tim sales klien diberi role Sales dan bukan Viewer. Closing hanya tercatat kalau ada yang memperbarui status dan nominalnya, dan itu dikerjakan orang yang berbicara dengan customer, bukan agency. Rules bisa mengotomatiskan sebagian, tetapi kalimat trigger closing berbeda di tiap klien, jadi rule-nya juga harus dibuat per workspace.

Slot tim dibatasi paket. Signal Max memberi 25 anggota tim, owner dihitung 1 slot, dan undangan yang belum diterima ikut dihitung. Undangan berlaku 7 hari dan terikat ke email: kalau penerima login dengan email Google yang berbeda, aksesnya tidak cocok. Slot dihitung per orang untuk seluruh akun: staf yang mengerjakan tiga klien tetap diundang di tiap workspace, tetapi hanya memakai satu slot. Angka yang sama tampil di Settings → Team dan di halaman Billing & Limit. Hitung jumlah orang agency dan klien sebelum menjanjikan akses ke banyak orang. Aturan lengkapnya ada di Team & Permission.

04Setup Meta CAPI per klien tanpa mencampur Pixel

Karena Pixel ID, Access Token, dan Event Mapping tersimpan per workspace, event dari lead klien A hanya dikirim ke Pixel yang tersimpan di workspace klien A. Tidak ada mapping yang aktif dengan sendirinya: selama sebuah workspace belum menyimpan Event Mapping, tidak ada event yang dikirim ke Meta dari workspace itu. Hanya lead yang terdeteksi berasal dari Meta Ads yang dikirim, dan hanya untuk tahap yang sudah dipetakan.

1. Pastikan agency punya akses ke Pixel klien di Business Manager. Izin ini diberikan di sisi Meta, bukan di Dalekta.
2. Pilih workspace klien yang benar di switcher workspace, lalu buka Tracking Ads → Platform dan isi Pixel ID.
3. Buat Access Token untuk Pixel itu di Events Manager, lalu simpan di Dalekta. Hanya owner dan admin yang bisa menyimpannya.
4. Buka tab Event Mapping dan petakan tahap yang mau dikirim, misalnya Masuk WA ke Lead dan Closing ke Purchase. Tombol Pakai rekomendasi mengisi lima tahap sekaligus dan membiarkan MQL kosong, jadi tinjau tiap baris sebelum menekan Simpan Meta. Jangan petakan Masuk WA ke Purchase.
5. Lakukan tes dari URL iklan simulasi yang membawa sinyal Meta, misalnya utm_source=facebook, sampai chat masuk. Ubah lead menjadi Closing dengan nominal, lalu cek status di Sync Logs. Tanpa sinyal Meta, tidak ada event yang dikirim.
6. Buka Events Manager milik klien untuk memastikan event diterima. Status SUCCESS di Dalekta berarti Meta menjawab sukses, dan tampilannya di Meta bisa butuh waktu.

Setiap event membawa event_id berformat <id lead>:<tahap>, misalnya <id lead>:CLOSING. Karena berisi ID lead, event dari lead berbeda tidak bertabrakan. Dalekta juga tidak mengirim ulang event yang sama untuk lead dan tahap yang sama selama pengiriman sebelumnya masih berstatus pending atau sukses. Artinya, mengoreksi nominal Closing setelah eventnya berhasil terkirim tidak mengirim ulang event ke Meta. Bentuk payload lengkap dan arti tiap field ada di Meta CAPI untuk WhatsApp, dan langkah setupnya di dokumentasi Meta CAPI serta Event Mapping.

Catat konfigurasi tiap klien di satu tempat supaya staf lain bisa memeriksanya. Template di bawah ini bukan fitur Dalekta, hanya lembar kerja internal yang bisa Anda salin. Jangan tulis token di dalamnya.

Klien            : <nama brand>
Workspace        : <nama workspace di Dalekta>
Landing page     : <URL final yang dipakai iklan>
Nomor sales      : <session yang terhubung>
Rotator          : <nama rotator> + domain (Dalekta / domain klien)
Pixel ID         : <dari Events Manager klien>
Event Mapping    : Masuk WA -> Lead | MQL -> (kosong) | Closing -> Purchase
Kalimat Closing  : <kalimat CS klien> + format nominal Rp %VALUE%
Role             : Admin: <staf agency> | Sales: <tim klien> | Viewer: <pemilik>
Tes terakhir     : <tanggal> - Sync Logs SUCCESS

05Checklist onboarding per klien

Urutan ini bisa dipakai berulang untuk tiap klien baru. Setiap workspace punya panduan setup di dashboard yang melacak empat hal: sesi WhatsApp terhubung, rotator, Tracking Ads, dan Rules. Empat itu belum menggantikan tes ujung ke ujung di langkah kedelapan.

Langkah kesepuluh mudah terlewat, padahal definisi status menentukan seberapa bisa dipercaya angka closing. Tulis kapan sebuah lead disebut MQL, Prospek, dan Closing, dan minta tim sales klien memperbarui status pada hari yang sama dengan kejadiannya. Detail teknis langkah 2 sampai 5 ada di WhatsApp Session, WhatsApp Rotator, Tracking Ads, dan URL Parameter Meta Ads. Alur landing page ke WhatsApp yang dipakai di seluruh langkah ini disebut LPWA di Dalekta, dan dijelaskan di apa itu LPWA.

06Laporan closing WhatsApp untuk klien: isi dan cara menyusunnya

Laporan yang berguna bagi klien menjawab tiga pertanyaan: berapa yang membeli, berapa nilainya, dan campaign mana yang menghasilkannya. Berikut sumber tiap angka, dan mana yang masih Anda hitung sendiri:

Contoh berikut memakai angka rekaan untuk satu klien selama satu bulan, bukan data pelanggan. Perhatikan bahwa campaign 2 punya biaya per chat lebih murah, tetapi kalah di biaya per closing dan ROAS.

Ada satu batasan akses yang perlu direncanakan. Viewer bisa melihat Dashboard yang memuat closing, revenue, dan ringkasan campaign, tetapi tidak bisa membuka Campaign Report. Jika klien butuh rincian sampai adset dan iklan, susun ringkasannya sendiri dari Campaign Report, atau berikan file ekspor Leads yang bisa diunduh dalam format Excel sesuai rentang dan filter aktif. Detail membaca report ada di Dashboard & Report.

Jika angka closing klien tampak rendah, periksa dulu apakah banyak customer menghubungi nomor WhatsApp klien langsung, bukan lewat link rotator. Chat seperti itu tidak membawa kode tracking dan bukan dari iklan Click to WhatsApp, jadi pesannya hanya tersimpan dan tidak menjadi lead. Closing dari chat itu tidak masuk laporan campaign. Penyebab dan cara memperbaikinya dibahas di tracking lead WhatsApp.

07Risiko operasional yang khas untuk agency

Beberapa masalah hanya muncul ketika banyak klien berbagi satu akun. Tabel ini merangkum yang paling perlu dijaga:

Dalekta merapikan data attribution, status, dan nominal closing, lalu meneruskan sinyalnya ke Meta. Angka penjualan klien tetap ditentukan oleh penawaran, materi iklan, targeting, dan kecepatan follow up tim sales mereka.

08Pertanyaan umum